電話対応は、その企業の好感度に直結します。

どんなにいい製品やサービスを提供していても、たった一人の電話対応によって会社のイメージががらっと変わってしまいますので、しっかりと会社をアピールできるように慎重に行う必要があります。

どのような電話対応をおこなうのが正解なのか？

ビジネス上で電話対応をする際には、相手の顔が直接見えない分、言葉遣いや言葉のチョイスをより慎重に行う必要があります。

電話のかけ方としては、自社の社名をはっきりと相手に伝わるように、早口にならないよう、しっかり発音することが有効です。
社名を名乗ったあとには、すかさず自分の名前を名乗り、いつもお世話になっていますとお伝えし、こちらの表情が伝わるぐらい大げさに表現しましょう。

相手の顔が見えない分、中途半端な伝え方をすると印象が悪くなる場合もありますので、少し大げさに高めの声ではっきりと聞こえるようにすることが大切です。

ただ、声だけが大きくなってしまうと、不快に思われる場合もありますので、声のおおきさやトーンには注意が必要です。

社会人の基本!マナーは確実に守ろう

伝える要件は、電話をかける前にあらかじめまとめておき、電話がつながってから慌てることのないようにする必要があります。

初めに電話に出た相手の名前をしっかり確認し、要件を伝えたい方の名前を伝え、電話を取り次いでもらいますが、絶対に名前の読みを間違えないように、事前に確認しましょう。

電話上で約束したことは、メモにとり、約束時間や約束場所など、何度も確認することがないようにしましょう。
もちろん聞き逃した場合は、もう一度相手から確認を取り、確実な情報で約束をするようにしましょう。

社会人として、場所を間違ったり時間に遅刻するなど、相手の信頼をなくしてしまうような行動をしないように、電話で約束を取る場合は、しっかりと相手の方と意思の疎通を図ることが大切です。

まとめ

基本的なマナーを守る事は絶対ですが、印象の良い電話対応をするためには、相手に安心感を与えることが必要です。

事前に要件をまとめる事。話すときは少し高めの声で話し、相手の方の話はきちんと聞き、メモに取ること。顔は見えませんが、相手の方の顔をイメージすることで良い電話対応ができるようになりますので、相手の方を思って電話対応をすることが重要です。