社会人になると、お得意様への挨拶や来客時の対応など、様々なビジネスマナーを身に着ける必要があります。
その中でも電話対応はビジネスマナーの基本ですが、ベテラン社員皆、完璧な対応ができているとは限らないのです。

そこで、今回はビジネスマナーの基本とも言える電話対応について説明いたします。

基本的な電話の受け方

基本的なビジネス電話の受け方について説明します。

まず重要なことは「ベルが鳴ったらすばやく出る」ことです。基本的には1回～2回のベルで出るようにしましょう。
ベルが3回～4回で出た時は「お待たせいたしました」、ベルが5回以上で出た場合は「大変お待たせしました」のひと言をそえるようにしてください。

次に、電話に出た後の対応ですが、午前10時前であれば「おはようございます」の挨拶をし「○○でございます」と会社名を名乗ります。
そして「○○社の○○様でいらっしゃいますね」と相手の確認をしたら「いつもお世話になっております」と日頃のお礼の挨拶をします。

挨拶等を済ませたら用件を確認します。用件は正確にメモを取り必ず復唱しましょう。

最後に、電話を切る前は「私、○○が承りました」と自分を名乗り「失礼致します」と締めくくりの挨拶をして、電話を切ります。
電話は1、2秒待ってから静かに切ります。

電話対応で注意すべきシチュエーション

まず、相手が名乗ろうとしない場合、名前を聞くのは失礼ではないかと感じてしまい、確認しないままに電話を終えてしまうことがありますが、後日こちらから用件等を確認しようとした時に非常に困ります。
相手が名乗らない場合は「大変失礼ですが、どちら様でしょうか」と、なるべく丁寧な言葉使いで必ず確認しましょう。

次に、相手が他部署の人間を指定してきた場合は転送で対応すると思いますが、転送の繰り返し（たらいまわし）状態になると相手は非常に気分を悪くします。転送前には社名、名前、用件を確認して転送先に伝えるようにしましょう。

また、相手が指定した人間が近くにいない場合は保留で長時間待たせることの無いよう、代わりに用件を伺うことも必要です。
最後に、相手に職場の笑い声などが聞こえると会社の心証を悪くしてしまいます。電話をかけている周辺での会話等には注意してください。

まとめ

電話対応は相手のことを優先的に考える「気遣いの心」が大切です。
「気持ちのいい挨拶」「丁寧な言葉使い」「相手を待たせない対応」「相手の時間をロスしないよう正確に用件を把握する」など、相手を思いやる気持ちの積み重ねがより良い電話対応につながります。