仕事が上手くいく!ビジネスにおける電話対応のコツ

あなたは会社でどれだけの電話対応をしたことがありますか?

電話対応は相手の声色から表情をうかがわなければいけないので、何度やっても苦手が克服できない人もいます。そこで落ち着いて行えばだれでも成功する電話対応の方法をご紹介します。

メモが肝心!重要な点を聞き逃さないためのコツ

「いつ、どこで、だれが、なにを、どんなふうになにした」を明確に紙に書きだすことが大事

電話対応時あなたは何を重点的にメモを取りますか?

ビジネスにおける電話対応時、何度も聞き返したり情報を聞き間違えたりしないような電話対応の方法、メモの取り方があります。ちょっとしたコツで電話対応のプロフェッショナルに近づけるのです。

5W1H」という言葉はよく聞く言葉ですが、「いつ、どこで、だれが、なにを、どんなふうになにした」ただその事を明確に紙に書き、すべてを聞き終えた後にこちらを復唱して確認します。

慣れてくれば先に聞いておきたいことや返してくれるであろう言葉を読み取って、会話をしながらその後に話す内容を考えていきます。

もしも、とっさにわからないことがあっても保留にしてお待たせするばかりではなく、相手先の都合を考慮して、折り返す事も電話対応に関するコツになります。

これさえ押さえれば電話対応が格段にレベルアップ!

始めから相手の声色をうかがうのは至難の業です。

  • 急な質問や、わからないことを聞かれても焦らないこと
  • 「5W1H」のメモを取り復唱すること

そしてもう一つ是非試してみてほしいことがあります。それは、「相手の話をさえぎらず、最後まで聞き切る」ということです。

相手の話を聞いている中で、疑問に思ったこと、納得のいかないことがあれば話を割って入ってしまいがちです。
それは話し手からすると気持ちのいいことではありません。電話対応で相手を不快な気持ちにさせてしまうのは避けたいところですので、まずは電話している相手の話を聞くことが大切になります。

たったこれだけの事をいつもの電話対応にプラスして行うだけで、格段にレベルアップした電話対応をすることができます。

まとめ

電話対応とは相手の顔が見えないからこそ普段の会話より言葉遣いやマナーを守らなくてはいけません。

明るい話や営業の電話は、はきはきと明るく話し、顔が見えなくても口角を上げて話をすると相手に伝わりやすいです。
逆にクレームの電話の場合、相手の話をさえぎることなく最後まで聞く事が最も重要になります。

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