会社にかかってくる電話に適切な対応をするのはビジネスマンの基本です。友人や家族との電話ではなくビジネスの電話対応なので、特に言葉遣いなどマナーに配慮する必要があります。

では、相手の声が聞き取りにくい電話がかかってきた場合はどのような点に注意すれば良いのでしょうか。

指摘するような表現は避ける

ビジネスの電話で相手の声が聞き取りにくい場合、その旨を伝えて聞き直すのが基本です。新人の頃は相手に何度も聞くのは失礼だからと曖昧なままに済ませてしまいがちですが、後のトラブルを生み出しかねません。

聞き直す際は相手のミスを指摘するような表現は避けるのがマナーです。
例えば、「聞こえません、もう少し大きな声で」などの言い方では相手を責めるような表現になってしまいます。

相手が携帯からかけている場合は「電波の状態が悪いようです」と伝え、相手の声が小さい場合は「お電話が遠いようです」と伝えるなど間接的に表現するのが賢明です。
また「申し訳ございません」や「恐れ入りますが」などはこちらの謝意を伝えられる表現なので、これらの言葉を聞き直す前に一言添えるのが効果的です。

どうしても聞こえない場合は素直に謝罪

相手の声が小さい、電波状況が悪い場合などは間接的にそれを指摘することで聞き直す対応で問題ありません。

しかし、相手が早口である場合や長い社名や部署名である場合は相手の声量や電波状況に問題がなくても聞き返す必要が出てきます。
この場合は素直に「申し訳ございませんが、もう一度お伺いしてもよろしいでしょうか」とお詫びを挟んで聞き返すのが賢明です。

何度も聞き直す必要がある場合、聞き取れた箇所まで復唱しつつ聞き返すのがコツです。相手方も何度も同じことを言わなくて済みますし、こちらの確認作業にもなります。

とは言え、何度も聞き直すのはできれば避けたいものです。ですから、かかってきそうな会社名と氏名を普段から把握しておくのも重要です。全く知らない名前は聞き取りにくいですが、知っていれば意外と聞き取れるものです。

まとめ

新人の頃は電話対応にまだ不慣れなので、相手の声が聞き取りにくい場面が多くなりがちです。
最初から完璧な対応が出来る人はなかなかいません。
電話の相手が不快にならないようにしつつ、聞こえるように話してもらえるよう、うまく会話をしていきましょう。今回紹介したマナーを意識して実践を積めば、聞き取りにくい電話への対応力も自然と身に付くはずです。