敬語は、ビジネスにおいて基本中の基本とされるマナーです。
正しい言葉使いは、その人を現すといっても過言ではないといわれ、社会的に成長していくほどに重要となっていきます。
そこで、抑えておくべき基本的なポイントや、シーンなどをご紹介します。

尊敬語・謙譲語・丁寧語とは

ビジネスで必要な敬語は、尊敬語・謙譲語・丁寧語の3つに大きく分けられます。

電話対応をする際、相手には声しか伝わらないので、正しい言葉遣いは大変重要です。

尊敬語とは、目上の人などに対して敬意を表す言葉です。
謙譲語は、自分をへりくだった表現をすることで、謙虚さを示し相手に敬意を示す言葉です。
丁寧語は、物事を丁寧に表現することで、相手へ敬意を示す言葉です。

たとえば、「言う」という言葉を尊敬語で表現すると、「おっしゃる」です。謙譲語で表現すると、「申し上げる」、丁寧語で表現すると「言います」になります。

また、誰に対して使うかも重要です。たとえば、お客や社外の人に対して、自社の人間を呼ぶ際には役職名で呼んだり尊敬語で表現するのではなく、苗字の呼び捨てや謙譲語が基本です。

その他の正しい表現方法

敬語を含めて、ビジネスシーンでは他にも適切な言葉遣いが求められます。たとえば敬語を二つ以上重ねて表現することは不適切とされます。

例に挙げると、「注文をお承りました」は丁寧語の「お」と謙譲語の「承る」が二重に用いられているため不適切です。この場合には、「お受けしました」か「承りました」のどちらかを用いることが正しい表現となります。

また、自分や相手の呼び方も重要です。一人称である「わたし」や「僕」「俺」などは男女共通で「わたくし」と表現します。自分の会社という場合には「当社」「弊社」と表現します。相手の会社を呼ぶ場合には「御社」と表現します。

電話の場合、表現のほかに受話器の取り方にもマナーがあります。電話がかかってきた場合には3コール以内に取るようにし、はっきりと聞き取りやすい話し方を心がけることが大切です。

まとめ

お客様や社外の人にとって、電話で受ける印象が会社の印象に繋がりやすいといえます。
会社の窓口として、責任をもった対応が求められることはいうまでもありません。

正しい言葉遣いは勿論のこと、電話の出方や話し方など様々なマナーを身に付けることがビジネスにおいて大変重要です。