担当者が不在の時、どう対応したらいいの?

社会人になれば、誰しも電話対応における基本的なビジネスマナーは身につけているものです。
ただ、電話を受けた時に名指しされた人が不在の場合、相手の状況に応じて機転を利かせた対応が求められます。

今回は、そのような時に適切な対応がとれるように、名指し人が不在の時の電話対応について説明していきます。
電話で名指しされた者が不在の場合は言葉の言い回しを工夫して、相手に不快な思いを与えないようにする

名指し人が退席・不在時の注意点

まず、名指し人が不在の時の応え方ですが、以下のような言い方が基本的な応えとなります。

  • 他の電話に出ている時は「別の電話にでております
  • 会議、打ち合わせ中の時は「会議中でございます
  • トイレ、コピー、外出等の時は「席を外しております

なお、名指し人が目視できる範囲にいてコピー等の簡易的な作業中であれば、相手がお得意様の場合や、急ぎの用件の場合は、作業を中断させてすぐに電話に出させることも必要です。

また、名指し人が取り込み中であっても「取り込み中なので、後から折り返しお電話いたします。」という応え方は失礼にあたるので使わないのがビジネスマナーです。
そのような場合は、「打ち合わせ中なので、戻り次第折り返しお電話いたします。」と応えるようにします。

名指し人が退席・不在時の対応方法について

まず、「折り返しの電話を提案する」場合は、「失礼ですが、電話番号を確認してもよろしいでしょうか」のように、必ず相手の電話番号を確認します。名指し人の戻り時間が確認できている場合は戻り時間を伝えます。

次に、「かけ直しの依頼をする」場合ですが、基本的には相手に電話の手間をかけさせないように、こちらからの折り返しの電話を提案しますが、相手が会議に入ってしまう等の理由でかけ直しを要求してきた場合は相手の提案に合わせかけ直しの依頼をします。

その際には、相手が何時頃かけてくるかを確認し、名指し人に伝えるようにしましょう。

そして、「伝言を受ける」場合は、自分の所属部署、名前を名乗り、間違いの無いように正確に伝言のメモを取るようにします。

また、相手が急いでいて「誰でもいいから対応してくれ!」と言うような内容を強い口調でおっしゃられる場合もあります。
そのような時は自分で何とかしようとせずに丁寧な言葉使いで状況を説明し、とりあえずは電話を切って上司の判断を仰ぎましょう。

まとめ

担当が不在の場合は、電話をかけてきてくださった相手に対して不快な思いをさせないように、言葉の言い回しを工夫しましょう。
また、その時は申し訳ないという気持ちも一緒に現しておくことも重要です。

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