ビジネスにおいて電話呼び出しをする時に気を付けておきたいことやマナー

ビジネスにおいて電話をする際に必要なことは丁寧、正確、速やか、簡潔に話すことです。
電話を掛ける時はこちらからの用件の場合が多いので特にマナーには気をつけなくてはいけません。ビジネスマンとして成功するために正しい知識とマナーを身につけましょう。
電話を掛け、目的の人を呼び出してもらうまでのマナーとして、しっかり名乗ることと簡潔に用件を伝えることが挙げられる

電話を掛けてから相手に代わってもらうまでのマナー

ビジネスマナーとして、まず相手が電話に出たらはっきりと相手に伝わるように勤務している会社名と自分の名前を言います。
挨拶が済んだら速やかに呼び出しをしてもらうためにその旨を伝えます。

この際に「いつもお世話になっています」の言葉を最初に使うのがマナーです。この言葉は最初に自分の会社名を伝える時に使うと相手により良い印象を与えます。呼び出しをしてもらう際に相手の名前を呼ぶ時は、失礼にならないように必ず「様」をつけることを忘れてはいけません。

状況によってはこの時点で取り次いだ人から何の用件かを聞かれる場合もあります。その場合はここで簡潔に用件を伝えなくてはいけないので、慌てることのないように事前に心構えをしておくと良いでしょう。

電話を切るまで気を抜かずに失礼のないように

呼び出してもらった相手が電話に出たらまず相手の状況を確認しましょう。この際も「いつもお世話になっています」を忘れてはいけません。

もし相手が忙しく時間が取れないと言われた場合、相手の空いている時間を確認しましょう。あまり細かく予定を聞くのは失礼に当たるので、なるべくこちらが相手の都合に合わせるのがマナーです。
もし短時間で伝えられる用件でしたらこの時点で簡潔に伝えるほうが相手に二度手間を与えることもないので、速やかに伝えてしまうほうがいいです。

そして呼び出し相手が不在だった場合は、戻られる時間を確認し折り返しの電話をする旨を伝えるか、その方に伝言をお願いをするか状況に合わせて選びます。
最後に挨拶をして電話を切ります。
掛けなおす場合は「失礼します」、伝言を頼む場合は「よろしくお願いします」が正しいです。

まとめ

電話での応対は相手に自分の表情や仕草は見えません。
だからこそ、正しい言葉遣いとマナーを使わないと相手に誤解を与え、悪い印象を与えてしまいます。ビジネスマンとして必要なスキルですから必ず覚えておきましょう。

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