ビジネス電話を保留する時に必要となるマナーは?

ビジネスシーンにおいて電話での応対は必ずといっていいほど経験するものです。たとえば、お客様や社外からの電話を取り次ぐ際や、書類や担当者の確認など様々な理由で、電話を保留する事があります。
そこで、保留する場合の基本的なマナーや方法などについてご紹介します。
電話を保留する際は、相手の状況を考えて所要時間をきにしたり、テキパキとした対応が必要

電話を保留する際の基本的マナー

ビジネスシーンにおいて電話応対でのマナーはとても大切です。

たとえば保留をする際ですが、保留できる時間は30秒程度です。相手によってはそれ以上待ってもいいという方もいますが、あまり長く待たせてしまうことは失礼になります。したがって、保留できる時間がどれくらいになるかを事前に概算しておく必要があります。

30秒以内で済む場合には、「少々お待ちください」と伝え、素早く用件を済ませます。もし、それ以上の時間になりそうな場合には、「数分ほどお時間をいただいてもよろしいでしょうか」など、確認をします。
その際に「現在担当者に確認中です」などと理由を添えるとより良いです。

さらに時間がかかりそうな場合には、保留を解除し、「お時間がかかりそうなので、こちらから折り返しお電話いたします」と伝えます。

電話応対に求められるものとは?

特にビジネスシーンにおける電話応対で重要なことは、「迅速さ」「正確さ」「丁寧さ」「簡潔さ」の4つになります。

電話は、声しか相手に伝わらないものなので顔が見えない分、話し方やスピード、あいさつ、口調などが重要になってきます。
早く保留を解除しなければならない!」と焦るあまり、言葉遣いが適切でなかったり、確認事項を忘れてしまったりすることがあります。そのため、電話を出る際にはメモを用意しておくことや、明るい声でハキハキと話すことなどを心がけましょう。

そして正しい姿勢で話すことが大切です。相手から見えないからといって、悪い姿勢で話していると、声のトーンや話し方に現れます。相手が目の前にいると思って、誠実に対応しましょう。

まとめ

会社にかかってくる電話というものは、ビジネスにおいて大変重要です。
電話の応対でミスをしてしまうと、伝え漏れや確認忘れなど致命的なトラブルを起こすこともあります。さらに電話の相手からすると、電話の応対で会社のイメージに影響を与えるという事も忘れてはいけません

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